Obowiązkowe zasady w świecie wirtualnych spotkań

Autor: Michał Olszański

Obowiązkowe zasady w świecie wirtualnych spotkań

Spotkania online nie należą do naturalnych ludzkich zachowań. Z powodu wybuchu pandemii i ograniczenia kontaktów osobistych spora część z nas, aby móc nadal wykonywać obowiązki zawodowe, została do takiego sposobu komunikacji zmuszona. To, co początkowo wydawało nam się nowe i nienaturalne, powoli wchodzi do standardu naszych zachowań, i nowa umiejętność, którą teraz posiedliśmy, przyda nam się na przyszłość. Jednak koniecznie musimy pamiętać o kilku żelaznych zasadach.

Przed wirtualnym spotkaniem, w pierwszej kolejności, zadbajmy o odpowiednie połączenie internetowe. Jeśli będziemy prowadzili rozmowę z własnego domu, to kwestię stabilnego połączenia mamy zazwyczaj zapewnioną, ale jeśli znajdujemy się poza nim ‒ w kawiarni, na ulicy, w parku ‒ sprawdźmy, czy jakość połączenia jest wystarczająca. Jeśli nie jest, lepiej odwołać spotkanie online nawet w ostatniej chwili. Będzie to lepsze niż próby wyłapania przez odbiorców naszych zniekształconych słów podczas słabej transmisji.

Kiedy już wiemy, że Internet działa, upewnijmy się, że mamy zainstalowany odpowiedni program oraz że umiemy go włączyć i obsłużyć. Sprawdźmy też, czy mamy sprawny mikrofon i słuchawki. Koniecznie zróbmy to przed spotkaniem online, dzięki temu oszczędzimy swoim rozmówcom patrzenia na naszą walkę z ustawieniami.

Drugim ważnym urządzeniem niezbędnym do spotkania online jest kamera. Odsłońmy ją, jeśli do tej pory zasłanialiśmy ją w naszym urządzeniu, i włączmy. Jest kamera – czyli nas widać. Na spotkanie online zadbajmy o nasz wygląd – przecież na wizytę do lekarza czy spotkanie biznesowe nie przychodzimy nieuczesani, w dresie albo powyciąganym domowym T-shircie. Taka telekonferencja tym tylko różni się od spotkania osobistego, że wszyscy jej uczestnicy znajdują się w różnych miejscach, ale widzą się i słyszą, więc podczas jej trwania obowiązują te same zasady zachowania, jakby znajdowali się w jednym pomieszczeniu.

Jeszcze przed połączeniem przemyślmy, co mamy za plecami. Jednolite tło nie rozprasza rozmówców i będą mogli się skupić na tym, co mówimy. Może to być ściana, półka z książkami, drzewa, kwiaty, pamiętajmy jednak, aby w drugim tle nie było naszego mieszkania albo dzieci bawiących się klockami.

Wyłączmy wszelkie dźwięki w telefonie. Przecież także przychodząc na spotkanie osobiste, wyciszamy telefon. Ta sama zasada obowiązuje podczas spotkania online.

Połączmy się punktualnie! To jest bardzo ważne. W Internecie kwadrans akademicki nie obowiązuje. Spóźnienie na tradycyjnej spotkanie w kawiarni nie jest mile widziane, ale zazwyczaj łatwo je wyjaśnić: korkami, opóźnionym pociągiem, brakiem miejsc na parkingu czy czymkolwiek innym, co mogło nas opóźnić o kilka minut. Ale czym wytłumaczymy spóźnienie na spotkanie online?

Zatem połączenie. Widać nas i słychać. Siedząc przed kamerką, pamiętajmy, aby nie jeść i nie pić w trakcie rozmowy, nie palić papierosów… chyba że umówiliśmy się na prywatne spotkanie i kawę. Patrzmy na rozmówców, nie kręćmy się ani co chwila nie dotykajmy twarzy… To bardzo utrudnia odbiorcom skupienie się na rozmowie z nami.

W dobrym tonie jest wyłączanie mikrofonu, kiedy nie mówimy. W ten sposób nie przekazujemy echa rozmowy do pokoju spotkaniowego ani nie narażamy wszystkich na słuchanie dźwięków dochodzących z wnętrza domu lub zza okna – szczekania psów, jadącej karetki bądź remontu w mieszkaniu sąsiada. Pamiętajmy, że podczas spotkania w prawdziwej kawiarni wszyscy rozmówcy słyszą te same hałasy w tym samym czasie, tymczasem podczas rozmowy online już nie. Zadbajmy także, żeby nic nas nie rozpraszało. Zamknijmy drzwi do pokoju, uprzedźmy rodzinę, że jesteśmy zajęci, żeby nikt nam nagle nie wszedł i nie przeszkodził w spotkaniu. Wyprośmy także z pokoju nasze zwierzęta – koty bardzo lubią sprawdzać, co robimy i na przykład przeparadować przed kamerką.

Kończąc rozmowę, pożegnajmy się – jak po tradycyjnym, osobistym spotkaniu i zkończymy połączenie; następnie wylogujmy się z aplikacji i wyłączmy ją.