Praca zdalna

Autor: Beata Turska

Praca zdalna

Wielu z nas latami o niej marzyło, bo wiadomo: nie trzeba zrywać się bladym świtem, prasować koszuli, stać w korkach… Przy okazji pandemii okazało się jednak, że praca zdalna nie zawsze jest tak łatwa, lekka i przyjemna, jak może się wydawać. Co ją utrudnia i jak sobie z tym radzić?

Choć praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, większość firm nadal podchodzi do takiego rozwiązania sceptycznie i w efekcie wielu z nas zetknęło się z nią po raz pierwszy dopiero podczas pandemii. Z dnia na dzień mogliśmy się przekonać, że poza problemami, które wynikają z samego charakteru naszego zajęcia (Co zrobić z informacjami poufnymi? Jak zapewnić ochronę danych osobowych klientów? Z jakich narzędzi korzystać?), wiążą się z nią także inne, zwyczajniejsze.

Pracę w domowych pieleszach najbardziej utrudniają:

▪         małe dzieci, które nieustannie domagają się uwagi, zwłaszcza wtedy, gdy mamy do rozgryzienia najtrudniejszy problem i które wchodzą przed kamerę, krzycząc: „Mamo, siusiu!” podczas telekonferencji z najważniejszym klientem;

▪         inni domownicy (starsze dzieci, partnerzy, rodzice), którzy nie zawsze pojmują, że choć jesteśmy w domu, pracujemy i musimy trzymać się terminów;

▪         zbyt krótki dystans do lodówki (To może jeszcze kanapeczkę) i całe mnóstwo innych rozpraszaczy (A może umyję okna?);

▪         problemy z samodyscypliną i koncentracją, które mogą sprawić, że praca trwa dłużej niż osiem godzin, a czasem nie kończy się prawie nigdy;

▪         brak bezpośredniego kontaktu z ludźmi.

Pracę zdalną podczas pandemii dodatkowo utrudniała niewesoła, wciąż zmieniająca się sytuacja w kraju i na świecie, która sprawiała, że co chwilę odrywaliśmy się od swoich zadań, by sprawdzić, co nowego.

Czy to wszystko oznacza, że wykonywanie obowiązków służbowych we własnym domu to kiepski pomysł? Absolutnie nie. Zdecydowanie warto umieć wykonywać swoje obowiązki w taki sposób, bo rynek pracy zmienia się bardzo szybko i jak wynika z prognoz, w przyszłości będziemy to robić coraz częściej.

Żeby pracować w domu równie efektywnie, jak w biurze:

Zorganizuj sobie miejsce pracy

– Powinno sprzyjać skupieniu i izolować nas od najrozmaitszych rozpraszaczy, tzw. dystraktorów, których w domu nie brakuje – mówi dr Lidia D. Czarkowska, psycholog, socjolog, antropolog, konsultantka, mentor i coach, założycielka Centrum Coachingu i Mentoringu Akademii Leona Koźmińskiego. – Rozwiązanie idealne: osobne pomieszczenie. Niekoniecznie od razu gabinet, wystarczy, że są drzwi, które można zamknąć. Jeśli to niemożliwe, warto oddzielić się czymś w rodzaju parawanu albo chociaż usiąść tak, by w polu widzenia nie znalazło się coś, co może nas dekoncentrować – dodaje.

Dobra rada: usiądź raczej przy biurku lub stole niż na kanapie. Naprawdę wiem, co mówię: pracuję w domu od 15 lat (większość z nich przepracowałam na etacie w dużym wydawnictwie, gdzie deadline był świętością) i znam mnóstwo osób, które to robią jeszcze dłużej ode mnie. Choć są wśród nich takie, które potrafią pracować nawet w hamaku, nie jest to opcja dla tych, którzy przygodę z home office dopiero zaczynają. Szybciej i sprawniej poradzisz sobie z obowiązkami w pozycji, do której jesteś przyzwyczajony, nawet jeśli będziesz to robić na balkonie czy tarasie.

I jeszcze jedno: jeśli pracujesz przy świetle sztucznym, postaw na barwę zimną lub neutralną, a nie ciepłą.

– Ciepłe światło jest przyjemniejsze, ale zachęca raczej do relaksu niż do pracy, rozleniwia – potwierdza dr Czarkowska. – To działa na poziomie fizjologii. Nasz zegar biologiczny koordynuje melatonina syntetyzowana głównie przez szyszynkę, która reaguje na sygnały świetlne wysyłane do niej przez siatkówkę. W naturze w ciągu dnia światło ma barwę neutralną lub chłodną (najzimniejsze jest w południe), a ciepłe staje się przed zachodem słońca. Chłodna lub neutralna barwa światła sprawia, że poziom melatoniny jest niski. Dla naszego mózgu to sygnał: „Jest środek dnia, czas na aktywność”. Gdy światło staje się cieplejsze, poziom melatoniny wzrasta, a my dostajemy sygnał: „Pora na odpoczynek”.

Porozmawiaj z domownikami

– Gdy się pracuje w domu, trzeba ustalić z domownikami reguły komfortowego współistnienia tak, by się nawzajem wspierać – radzi nasza konsultantka.

Wytłumacz bliskim, co i dlaczego musisz robić, jak długo będzie to trwało i na co mogą liczyć, gdy już skończysz. Uprzedzam: łatwo nie będzie, zwłaszcza z dziećmi. Ludziom (dorosłym czasem także) trudno zrozumieć, że praca w domu to także praca, a odrywanie się co chwilę, by coś przynieść, wynieść, pozamiatać, może wydłużyć ją w nieskończoność. Ale próbować trzeba. Wprowadź jasne zasady i przypominaj o nich tak często, jak będzie to konieczne.

Zajmij czymś dziecko

Gdy mój syn był mały i z powodu przeziębienia nie mógł iść do przedszkola, chcąc nie chcąc, przestawiałam się na tryb „praca-dziecko-praca-dziecko” i pracowałam na raty, w 20-30 minutowych odcinkach. W praktyce wyglądało to tak: znajdowałam mu bardzo angażujące zajęcie (na przykład dawałam mu do zabawy duży karton – taki, do którego mógł wejść – i mnóstwo kredek), bawiłam się z nim kilka-kilkanaście minut, a potem pozostawiałam go na jakiś czas samemu sobie w tym samym pomieszczeniu, by mieć na niego oko. Gdy nie było innego wyjścia, włączałam mu bajki. Słabo? Może i tak. Ale po pierwsze, starałam się wybierać te wartościowe (albo chociaż w angielskiej wersji językowej), po drugie, nie zawsze da się być idealnym rodzicem, po trzecie, gdy już kończyłam pracę, wyłączałam telewizor, nie zerkałam w komórkę, nie markowałam kontaktu. Byłam cała dla niego.

Prawda jest jednak taka, że godzenie pracy z opieką nad maluchem nie jest i nigdy nie będzie łatwe.

– Gdy musimy godzić pracę z opieką nad małym dzieckiem, myślenie życzeniowe nic nie da – uprzedza dr Czarkowska. – Trzeba sprawdzić, przez doświadczenie i porównywanie swoich założeń z efektami na koniec dnia, ile faktycznie jesteśmy w stanie zrobić i w razie potrzeby zweryfikować swoje oczekiwania.

Stwórz rytuał, który pomoże ci przestawić się na tryb „praca”

Znam ludzi, którzy zanim siądą w domu przed laptopem, muszą ubrać się tak jak do biura, włącznie z krawatem (panowie) i perfekcyjnym makijażem (panie). Znam też takich, którym domowy strój nie przeszkadza, ale muszą np. mieć buty albo pomalować rzęsy. Patent, z którego korzystam od dawna: związane włosy. Jakkolwiek bezsensownie to brzmi, gdy wiążę je w kucyk, jestem w pracy. Gdy rozpuszczam, nie jestem. Jeśli trick jest głupi, ale działa, to znaczy, że nie jest głupi, prawda?

– Tego typu rytuały pomagają nam fizycznie i mentalnie oddzielić siebie w roli domownika od siebie w roli pracownika – potwierdza dr Czarkowska. – W przestawianiu się na tryb „praca” pomóc może także ruch, choćby minimalny: parę podskoków, przeciąganie się, kilka minut spędzonych w pozycji odwróconej, czyli takiej, gdy nogi są powyżej głowy, kilka prostych ćwiczeń, które przyspieszają oddech i bicie serca. Nawet tak niewielka aktywność pozwala ciału uaktywnić procesy fizjologiczne, poczuć, że żyje, funkcjonuje, ma energię.

I jeszcze jedno: praca w piżamie na dłuższą metę raczej się nie sprawdza. Choć oczywiście są wyjątki, by dobrze się czuć i wydajnie pracować większość z nas musi dobudzić się pod prysznicem, wypić kawę i ubrać się tak, by kurier nie dostał na nasz widok zawału.

Przy okazji: dres i inne ciuchy z gumką w talii są niesamowicie wygodne, ale też wyjątkowo podstępne. Po jakimś czasie można się zdziwić, stając na wadze.

Spisz zadania

Ustal, które zadania są najważniejsze i najpilniejsze. Jeśli to możliwe, wykonuj je po kolei, nie skacząc od jednego do drugiego i z powrotem. Odhaczaj z listy to, co już zrobiłeś – to bardzo motywuje. Staraj się pracować na zasadzie „raz a dobrze”.

Skoncentruj się

Koncentracji sprzyja praca w 45- lub 90-minutowych blokach.

– Jeśli pracujemy na materiale zastanym, na przykład mamy do wypełnienia tabele, zbieramy dane lub rozsyłamy standardowe maile, najbardziej wydajni będziemy pracując 45-minutowych slotach – mówi dr Lidia D. Czarkowska. – Podczas każdego z nich 3 do 5 minut zajmie nam skoncentrowanie się, potem przez kilkanaście minut będziemy maksymalnie skupieni, resztę czasu możemy wykorzystać na przejrzenie tego, co zrobiliśmy do tej pory. Po 45 minutach robimy sobie przerwę, jednak nie dłuższą niż 5-7 minut. Dlaczego? Bo po tym czasie będzie nam łatwiej wrócić do pełnej koncentracji niż powiedzmy po kwadransie.

Jeśli pracujesz twórczo, bardziej efektywny będzie tzw. rytm ultraradialny, który jest wykorzystywany w laboratoriach naukowych i firmach informatycznych.

– Każdy slot powinien trwać 90 minut, podczas których zajmujemy się tylko tym, co mamy do zrobienia: nie sprawdzamy poczty, nie wysyłamy SMS-ów i nie rozpraszamy się, bo każde wyjście z trybu myślenia twórczego sprawi, że trudno nam będzie do niego wrócić – uprzedza dr Czarkowska. – Wysoki poziom koncentracji uzyskamy już po około 5 minutach, ale dopiero po 10, 15, a czasem 20 pojawi się coś w rodzaju natchnienia czy weny, stanu, który Mihály Csíkszentmihályi, amerykański psycholog węgierskiego pochodzenia nazwał flow – to ten moment, gdy stajemy się najbardziej kreatywni, linijki tekstu czy programu spływają nam z palców same, a my jesteśmy tak zaangażowani w to, co robimy, że tracimy poczucie czasu. Gdy nasza koncentracja zacznie nieco spadać, a oczy wędrują w stronę zegarka, nie wstawajmy od biurka: mamy jeszcze 10, 15 minut na pracę twórczą albo chociaż przejrzenie tego, co zrobiliśmy do tej pory. Po każdych 90 minutach pracy powinniśmy zrobić 20-minutową przerwę. Jeśli pracujemy w ten sposób długoterminowo i sami sobą zarządzamy, nie musimy siedzieć przy komputerze od 9 do 17. Możemy to robić np. w trzech półtoragodzinnych blokach przed południem i dwóch po dłuższej (minimum dwugodzinnej) przerwie albo dopiero wieczorem.

A co robić, jeśli utknęliśmy w martwym punkcie?

– Warto powiedzieć sobie „OK, być może nie zdołam dziś zrobić niczego wielkiego, ale dam sobie szansę, spróbuję się skoncentrować przez 5-7 minut i zobaczę co dalej”. Często udaje się w tym czasie „zaskoczyć” – mówi psycholog. – Kłopoty z koncentracją czy tym, co nazywamy natchnieniem, mogą wynikać także z naszego stylu życia. Jeśli np. zarywamy noce, bo oglądamy seriale do trzeciej nad ranem, zwyczajnie przez zmęczenie brakuje nam skupienia i siły do pracy. Dlatego warto się przyjrzeć temu, jak funkcjonujemy.

Dbaj o mózg…

Gdy przerywamy pracę, powinniśmy zrobić coś dla naszego mózgu: głębiej pooddychać, poruszać się trochę, napić się, zjeść coś wartościowego.

– Choć nasz mózg waży mniej niż 1,5 kilograma, jest bardzo energochłonnym narządem i by dobrze nam służył, musimy o niego dbać – przypomina Lidia D. Czarkowska.

…i kontakt z ludźmi

Gdy pracuje się w domu, ogromną trudność (zwłaszcza ekstrawertykom), może sprawić poczucie osamotnienia. Small talki przy ekspresach do kawy i kuchenne żarciki mają ogromne znaczenie: rozluźniają, poprawiają nastrój i budują relacje. O mniej formalne kontakty z kolegami z pracy warto dbać także wtedy, gdy pracujemy w domu. Kilka minut na Messengerze czy WhatsAppie może zdziałać cuda.

Sprawdzona rada: kontaktując się ze znajomymi, włącz kamerkę. Jesteśmy skonstruowani w taki sposób, że lubimy widzieć ludzkie twarze, potrzebujemy ich. Poza tym w komunikacji ważne jest także to, co pozawerbalne: uśmiech, przymrużenie oka, uniesienie brwi.

Wychodź z pracy

Z pracą w domu wiąże się spore ryzyko: jeśli się dobrze nie zorganizujesz, będziesz pracować niemal całą dobę, być może włączając w to nawet kilka godzin zarwanej nocy, a to najkrótsza droga do tego, by szybko się wypalić. Umów się ze sobą, kiedy pracujesz, a kiedy nie. I staraj się tego trzymać, choć prawdopodobnie nie zawsze zdołasz to zrobić z żelazną konsekwencją.

– Nawet jeśli nie wymaga tego nasz pracodawca, warto dla własnej higieny monitorować czas pracy i sprawdzić, czy nie wydatkujemy zbyt dużo energii – radzi dr Czarkowska – Problemem może być nie tylko wstanie od komputera, ale i wyjście z pracy umysłem, „mentalne zaparkowanie”, pogodzenie się z tym, że niedokończone rzeczy trzeba zostawić na jutro. Jeśli należymy do osób, które mają z tym problem, warto ostatni kwadrans poświecić na to, by „wysypać je” głowy, choćby na kartkę, na której zrobimy sobie listę rzeczy do zrobienia nazajutrz.

Jeśli trzeba, szukaj pomocy

Jeśli nie radzisz sobie z pracą z domu, nie możesz się skoncentrować, czujesz, że wszystko wymyka ci się z rąk, skontaktuj się (choćby telefonicznie, w ramach bezpłatnego programu) z kimś, kto może ci pomóc, na przykład z psychologiem lub coachem. Wielu pracodawców i instytucji udostępnia możliwość skorzystania z takiej pomocy m.in. Akademia Leona Koźmińskiego zapewnia podczas pandemii pomoc psychologiczną studentom i pracownikom, a dr Lidia D. Czarkowska wolontariacko dyżuruje przez kilka godzin w tygodniu w ramach akcji Dawka Wsparcia.

RAMKA

O minusach pracy zdalnej powiedzieliśmy już sporo. A jakie są plusy?

– Możliwość dostosowania pracy do swoich potrzeb, gdy np. chorujemy przewlekle;

– większa swoboda, czasem także możliwość decydowania o porze wykonywania obowiązków;

– mniejszy stres i większe poczucie kontroli nad tym, co robimy;

– możliwość wykonywania obowiązków w dowolnym miejscu (np. w ogródku, na działce, w kawiarni czy biurze coworkingowym) – oczywiście mowa o normalnej sytuacji, a nie takiej, gdy do pracy zdalnej zmusza nas pandemia;

– oszczędność czasu i pieniędzy: nie wydajemy na dojazdy, jedzenie poza domem, stroje „do biura”, nie tracimy czasu na dojazdy.

RAMKA

Jeśli jesteś szefem

Przygotuj zespół. Określ jasne zasady funkcjonowania zespołu w trybie pracy zdalnej i rozdziel zadania.

Postaw na zaufanie. By praca zdalna nie była piekłem i przynosiła efekty, szef musi zaufać podwładnym (a podwładni muszą zrobić wszystko, by tego zaufania nie zawieść) i pomóc im w przygotowaniu planu zadań. Skup się na efektach, nie na tym, ile czasu członkowie zespołu spędzają przy komputerze.

Korzystaj z narzędzi, które ułatwiają pracę zespołową, ale… nie koncentruj się na tym nadmiernie. Najczęściej chodzi po prostu o to, by sprawnie się porozumieć z innymi i szkoda czasu na zbyt długie testy.

Organizuj krótkie narady, które pomogą zespołowi zorientować się, co zostało już zrobione i jaki jest plan na najbliższą przyszłość.

Poświęć kilka minut na zwykłą rozmowę. Zapytaj podwładnych, jak się mają, czego potrzebują, w czym można im pomóc.

RAMKA

Z badania „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników” przeprowadzonego przez Remote-How i Kantar TNS, wynika że :

▪         Polacy – ci, którzy mogą – chętnie pracują zdalnie i ta możliwość ich uszczęśliwia. W większym stopniu niż pracujący stacjonarnie są zadowoleni z pracy. Co ciekawe, zadowolenie pracowników wzrasta, nawet jeśli nie pracują zdalnie, a jedynie mają taką możliwość.

▪         Aż 95 proc. osób, które pracowały zdalnie (w zwykłych okolicznościach, a nie z przymusu podczas pandemii), ocenia to doświadczenie pozytywnie lub bardzo pozytywnie.

▪         52 proc. badanych osób chciałoby pracować zdalnie przez większość czasu, 33 proc. – do 10 dni w miesiącu.